Qué debe llevar una factura para que tu cliente pueda deducirla
Una factura mal emitida no es un problema tuyo: es un problema de tu cliente, que no podrá deducir el gasto. Y acaba volviendo a ti en forma de llamada incómoda.
Lo esencial
- La descripción vaga es el fallo más común: debe permitir saber qué se vendió.
- El ticket sin tus datos no permite deducir el IVA, por muy legítimo que sea el gasto.
- Las facturas no se borran: se rectifican con una factura rectificativa que referencia a la original.
Los datos obligatorios de una factura completa
- Número y serie, con numeración correlativa dentro de cada serie.
- Fecha de expedición y, si es distinta, fecha de la operación.
- Datos del emisor: nombre o razón social, NIF y domicilio.
- Datos del destinatario: los mismos, salvo excepciones tasadas.
- Descripción de la operación, con el detalle suficiente para saber qué se ha vendido.
- Base imponible, tipo de IVA aplicado y cuota resultante, desglosados por tipo si hay varios.
- Retención de IRPF, cuando proceda.
- Total a pagar.
La descripción es donde más se falla. «Servicios profesionales» a secas es débil: si en una comprobación no se puede saber qué se prestó, la deducción del gasto queda en el aire.
La factura simplificada no siempre vale
La factura simplificada, que es lo que casi todo el mundo llama ticket, puede emitirse en importes reducidos y en determinados sectores como hostelería o comercio minorista. Lleva menos datos y, sobre todo, no permite al destinatario deducir el IVA salvo que se le añadan sus datos identificativos y la cuota repercutida.
De ahí que pedir «factura con mis datos» en un restaurante no sea un capricho: sin ella, ese IVA no es deducible.
Numeración: correlativa y sin huecos
Dentro de cada serie los números deben ir seguidos. No se puede saltar el 15 porque esa factura se anuló: si hay que anular, se emite una rectificativa. Los huecos en la numeración son de las primeras cosas que se revisan, porque sugieren facturas emitidas y no declaradas.
Usar series distintas es perfectamente válido y a menudo recomendable: una para ventas normales, otra para rectificativas, otra para un canal concreto.
Menciones legales especiales
Algunas operaciones exigen una frase concreta en la factura:
- Exención, indicando el precepto aplicable, en operaciones exentas.
- Inversión del sujeto pasivo, cuando el IVA lo declara el destinatario.
- Régimen especial del criterio de caja, si estás acogido.
- Operación intracomunitaria exenta, con los dos NIF-IVA.
Plazos de emisión y conservación
La factura debe emitirse en el momento de la operación o, si el destinatario es empresario o profesional, antes del día 16 del mes siguiente. Y hay que conservarla, junto con los libros registro, durante los plazos de prescripción, que en la práctica significa varios años.
Rectificar, no borrar
Si una factura sale mal, no se elimina: se emite una rectificativa que hace referencia a la original y explica el motivo. Esto vale tanto para errores de datos como para descuentos posteriores o devoluciones.
Preguntas frecuentes
¿Puedo emitir facturas a mano?
Sí, si cumplen los requisitos de contenido y quedan registradas. Pero con las obligaciones de registro y trazabilidad actuales, un sistema informático es mucho más seguro.
¿Tengo que numerar por año natural?
No es obligatorio reiniciar cada año, pero es la práctica habitual y facilita el control. Lo importante es que dentro de cada serie no haya saltos.
¿Qué hago si me equivoco en el NIF del cliente?
Emitir una factura rectificativa con los datos correctos, referenciando la original.
Esto lo calcula ContaNow por ti. Con tus facturas y tus gastos ya registrados, el borrador sale hecho y te avisa antes del vencimiento.
Ver planes desde 9,90 €Contenido divulgativo del equipo de ContaNow. No sustituye al asesoramiento profesional para un caso concreto ni a la información oficial de la Agencia Tributaria y la Seguridad Social.