Gastos deducibles del autónomo: qué acepta Hacienda y con qué justificación
La pregunta no es si algo «se puede meter», sino si podrías defenderlo en una comprobación. Estos son los requisitos que debe cumplir cualquier gasto y los casos donde más deducciones se caen.
En esta guía
Los cuatro requisitos de todo gasto deducible
Para que un gasto reste en tu declaración tiene que cumplir cuatro condiciones a la vez. Si falla una, el gasto no es deducible por muy razonable que parezca.
- Estar vinculado a la actividad económica. Debe existir una relación clara entre el gasto y los ingresos que generas.
- Estar justificado con factura completa a nombre de tu empresa o de tu NIF. El ticket simplificado sirve como prueba de pago, pero no permite deducir el IVA.
- Estar registrado en los libros de gastos o en la contabilidad, en el periodo que corresponde.
- Poder probarse. Ante una comprobación, la carga de la prueba es tuya: conviene guardar contratos, correos o partes de trabajo que expliquen el gasto.
Gastos que no dan problemas
Cuando la relación con la actividad es evidente, la deducción es pacífica: mercancías y materias primas, alquiler del local, suministros del local, cuotas de la Seguridad Social del titular, sueldos y cotizaciones del personal, servicios de profesionales independientes, seguros vinculados a la actividad, publicidad, software y herramientas de trabajo, y la amortización del inmovilizado.
La pregunta no es si el gasto es real, sino si podrías demostrar su relación con la actividad.
Los casos que Hacienda mira con lupa
Suministros de la vivienda
Si trabajas desde casa y has declarado esa afectación parcial, puedes deducir un porcentaje de los suministros de agua, luz, gas o internet. La regla no permite deducir la parte proporcional completa: se aplica un porcentaje reducido sobre la superficie afecta, salvo que pruebes un consumo mayor.
Comidas y dietas
La manutención propia es deducible si se produce en establecimientos de hostelería, se paga por medios electrónicos, guarda relación con la actividad y respeta los límites diarios previstos en la normativa del IRPF, distintos según haya pernoctación y según sea en España o en el extranjero. Invitar a un cliente a comer sin más contexto rara vez se sostiene.
Vehículo y combustible
En IRPF el turismo solo es deducible si está afecto en exclusiva a la actividad, algo que se admite en casos tasados como transporte de viajeros o representantes comerciales. En IVA la norma presume una afectación del 50 % para turismos, y superar ese porcentaje exige prueba.
Ropa
Solo si es específica de la actividad: uniforme, ropa de seguridad o prenda con el logotipo del negocio. Un traje para reuniones no es deducible aunque solo se use para trabajar.
Formación y libros
Deducibles cuando guardan relación directa con la actividad que desarrollas. Un curso de la especialidad sí; un máster sin conexión con el objeto de tu negocio, no.
Deducir en IRPF no es lo mismo que deducir el IVA
Un mismo gasto puede ser deducible en el rendimiento de la actividad y no permitir la deducción del IVA soportado, o al revés. Son dos impuestos con reglas propias: el IRPF atiende a la correlación con los ingresos y el IVA exige factura completa y afectación conforme a su propia normativa. Al registrar un gasto conviene decidir las dos cosas por separado.
Esta guía es divulgativa y no sustituye al asesoramiento profesional para tu caso concreto ni a la información oficial de la Agencia Tributaria.
Preguntas frecuentes
¿Puedo deducir el móvil si lo uso también para asuntos personales?
Solo la parte afecta a la actividad, y necesitas poder justificar ese porcentaje. Contratar una línea exclusiva para el negocio es la forma más limpia de evitar discusiones.
¿Y el ordenador que uso para trabajar y para casa?
Los bienes de inversión admiten afectación parcial, deduciéndose la amortización en la proporción correspondiente. En IVA la regla es más estricta con determinados bienes.
¿La cuota de autónomos es deducible?
Sí, la cuota del RETA del titular es un gasto deducible del rendimiento de la actividad en estimación directa.
¿Qué pasa si deduzco un gasto que luego no se admite?
En una comprobación se elimina el gasto, se recalcula la cuota y se exigen intereses de demora; según el caso puede añadirse una sanción. Por eso conviene documentar bien antes que deducir de más.
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